Nie je jednoduché zabezpečiť a skoordinovať všetky činnosti, ktoré s vyúčtovaním plnení a rozpočítavaním nákladov súvisia. Predseda spoločenstva vlastníkov bytov musí zabezpečiť vedenie účtovníctva, pravidelnú výmenu pomerových meradiel, odpočty až po výsledné vyúčtovanie. Výmenu pomerových meradiel a odpočty musí predseda zabezpečiť prostredníctvom kvalifikovanej firmy, ktorá sa touto činnosťou zaoberá. Účtovníctvo a vyúčtovanie môže zabezpečiť mandátnou zmluvou, alebo zakúpením účtovníckeho programu pre spoločenstvo, ktorých je na trhu niekoľko.

Rozpočítavanie tepla
Vyhláška na rozpočítavanie nákladov bola vytvorená s cieľom rozdeliť náklady pre vlastníkov čo najspravodlivejšie a určila pomer rozpočítania tepla 60/40 - základná/spotrebná zložka, ale vlastníci si pomer môžu odsúhlasiť aj iný pomer rozpočítavania tepla na schôdzi vlastníkov bytov, alebo písomným hlasovaním, nadpolovičnou väčšinou prítomných. Vyhláška taktiež určila pomer rozpočítavania ohrevu teplej vody na 20/80, ktorý vlastníci zmeniť, alebo upraviť nemôžu.   

Forma vyúčtovania nákladov na teplo, teplú úžitkovú vodu, studenú vodu a vyúčtovania plnení, nie je zákonom daná! Každý správca alebo mandatár používa iný softwarový program, preto  vyúčtovania plnení, správy o hospodárení, správy o činnosti a správy o čerpaní sú...